Матрица ответственности проекта: суть, правила построения, примеры

В частности, матрица распределения ответственности дает возможность избежать дупликации выполняемых функций в коллективе. При возникновении спорных ситуаций руководитель процесса может ссылаться на конкретное лицо, отвечающее за цепочку процесса, где возникло разногласие или ошибка. Таким образом, в коллективе устанавливается более открытый метод коммуникации, основывающийся на консультировании и информировании участников процесса. Следует предусмотреть процесс таким образом, чтобы Утверждающее Accountable и Ответственное Responsible лица находились как можно ближе к функциональному и наукоемким подразделениям.

При этом необходимо соблюдать, чтобы Утверждающий оставался единственным на каждое подразделение. Тесное взаимодействие между компетентными органами власти и Утверждающим лицом считается хорошим примером внутригруппового содействия.

Однако количество Консультантов Consultant и Информирующих лиц Informs также должно быть сведено к минимуму. В завершение подготовительного процесса все роли и полномочия должны быть официально закреплены и подтверждаться соответствующей документацией.

Вертикальный анализ по функциональным ролям позволяет выявить соответствующие проблемы: Если у Вас получилось:. Подводя итог, стоит отметить, что матрица распределения ответственности является важным элементом успешного планирования рабочего процесса. В ходе ее грамотного использоваться должна повыситься производительность на проекте, достигаемая за счет наличия Утверждающего.

При умелом построении рабочего процесса сформируется сильная команда, состоящая из грамотных и натренированных игроков, способных предлагать нестандартные подходы к принятию решений. Как результат можно будет выстроить более продуктивную систему коммуникаций между всеми участниками благодаря разработке интерфейса связи Консультант и Информированный.

Теория и практика реорганизации бизнес-процессов. Главная страница Библиотека управления Каталог консалтинговых компаний Войти в личный кабинет Поиск компаний Семинары Новости и пресс-релизы Конференции Программы и видеокурсы Маркетинговые исследования Бизнес-планы Тендеры, закупки, торги. Финансовый анализ Менеджмент Маркетинг Бизнес-планирование Инвестиции и инвесторы Оценка Консалтинг Налоговое планирование и контроль Информационные технологии в управлении Программное обеспечение и корпоративные системы Компании, организации и их деятельность Антикризисные материалы Управленческий учет и аудит Полные архивы журналов Карта сайта.

Лежит ответственность за выполнение поставленной задачи. На каждую задачу должно приходиться не менее одного Исполнителя. Степень ответственности распределяется Утверждающим. Может быть только один.

Консультант по тому или иному процессу или области знаний. Должен быть проинформирован о ходе процесса и напрямую на результат не влияет.

Разберемся с ролями на нашем примере с претензиями. Коммерсант заключил договор, операционная служба отвечает за перевозку, в итоге груз доставлен в срок, но упаковка нарушена и товар испорчен, клиент выставляет претензию. Специалист по работе с претензиями анализирует ситуацию, проводит экспертизу и дает обратную связь. Потому что специалист по работе с претензиями по итогам анализа дает заключение, например, что виноват клиент — неправильно упаковал груз, но коммерсант понимает, что клиент важен, терять его не нужно и принимает решение оплатить претензию.

Кто принимает финальное решение — тот и владелец. При составлении матрицы у вас не должно вывалиться ни одно из звеньев, на каждом этапе работы должен быть ответственный. Полномочия должны быть четко прописаны. Как развивать деловое мышление. Это коллективный труд, нельзя составлять матрицу автономно и спускать до исполнителей. При составлении нужно учесть загруженность участников, оценить, насколько один и тот же сотрудник вовлечен в разные проекты.

Перегруженность означает потенциальный провал участка работы. Игроки должны согласиться с распределением ролей и понимать свою. Самое худшее — информация в матрице и реалии работы расходятся, а матрица раздражает как очередной никому не нужный регламент. Варианты зависят от сферы деятельности, компетентности персонала и сложности процесса. Чем выше компетентность персонала и сложнее процесс например, ноу-хау в электронике , тем меньше промежуточных точек контроля и детализации ответственности.

Идти от стратегии развития компании, целей и политик.

В руководстве PMBOK (пятое издание) матрица ответственности имеет также иные обозначения: «матричные диаграммы», «матрица RAСI». В отечественной практике этот инструмент часто звучит как матрица распределения ответственности. Под МО в PMI-руководстве понимается некая таблица, в которой показаны ресурсы, назначенные для каждого пакета работ. В ней отображаются связи между членами команды и этапами работ.  Управление рисками. Бизнес-процессы. Инноватика. Популярные публикации. Схематичное изображение бизнес - процесса приведен на рисунке 6. Рисунок 6. Событийно - ориентировочная модель бизнес - процесса «Обслуживание клиентов». Матрица ответственности. За все происходящее в проекте отвечает один человек - руководитель проекта. Но, поскольку задач в проекте много, а руководитель - один, ему приходится делегировать ответственность за отдельные задачи и группы задач другим членам команды. Матрица ответственности позволяет распределить ответственность за результаты проекта. Для построения матрицы ответственности необходимо пройти 3 шага разработки: 1 шаг: Перечислите ос. Аудит бизнес-процесс может проводится в трех случаях: 1) аудит после разработки и внедрения регламентирующей бизнес-процесс документации; 2) плановый аудит; 3) внеплановый аудит.   Выполнение процесса, в т.ч.: схему выполнения процесса, матрицу ответственности, порядок выполнения функций и работ;  Управление процессом, в т.ч.: планирование, отчетность по процессу, анализ данных со стороны вышестоящего руководителя, контроль хода процесса.  Ресурсы процесса, в т.ч.: персонал (необходимая численность и квалификация), инфраструктура (производственные помещения и оборудование), транспорт и связь, производственная среда (в т.ч. температура, влажность, освещенность и т.д.).

Регламентирование бизнес-процесса

И очевидно, что управление проектом устанавливает разделение ответственности по декомпозированным подзадачам между членами команды. Таким образом, закономерно созревает логика составления такой таблицы, как матрица ответственности. Ее построение начинается с формулирования задач.

Лично мне импонирует лаконичный подход к применению матричной модели, потому что обязательность как синоним предмета нашего исследования — это еще и состояние человека: И самое главное, такое состояние не может быть распределено между несколькими людьми. В целях управления оно может иметь только единственного носителя. В противном случае, ответственность в той или иной степени утрачивается. Наш пример декомпозиции диктует следующую форму матрицы. Считаю, что особенно начинающим PM нужно научиться заполнять упрощенную матрицу и обеспечить ее работоспособность и контроль, а затем переходить к более сложным конфигурациям, избегая при этом типовых ошибок, которые иногда случаются.

Независимо от числа вариантов ответственности букв, применяемых в таблице для ее заполнения , следует руководствоваться определенными правилами заполнения. Построение МО проекта требует соблюдения важных правил:. Если не учитывать специальных правил, изложенных выше, легко допустить ошибки, которые потом ухудшат возможности контроля, снизят эффективность управления проектом. Чтобы избежать такой ситуации, лучше сразу в ходе работы над МО, контролировать себя на возможность ошибиться.

Построение МО может сопровождаться типичными ошибками:. В данной статье, уважаемые коллеги, мы вместе с вами рассмотрели вопрос о понятии, сути и содержании матрицы ответственности как существенном элементе планирования и реализации проекта. Представлены традиционные методология и примеры построения МО.

Заявлена авторская позиция о пользе более категоричного подхода к ответственности и ее распределении. Уточнены правила разработки МО и сопутствующие ошибки. Система содержит более различных аналитических отчетов и регламентирующих документов , а также включает Библиотеку типовых процессов и ключевых показателей - KPI.

Доступ к базе данных проектов осуществляется через персональный кабинет пользователя web-портала, который в зависимости от прав доступа может работать либо со всей бизнес-моделью организации, либо только с теми процессами, показателями и документами, которые имеют отношение к данному пользователю.

Руководители через свой персональный кабинет могут просматривать выполнение ключевых показателей своих подчиненных, а также в случае необходимости устанавливать целевые значения показателей.

В зависимости от прав доступа имеется возможность быстро и гибко настраивать состав информации персонального кабинета - централизовано для различных групп пользователей, а также для каждого пользователя индивидуально. Для разработки графических диаграмм система Бизнес-инженер использует функциональные возможности современного, мощного и гибкого редактора деловой графики Microsoft Visio.

Шаблоны диаграмм можно редактировать, а также разрабатывать новые методологии, нотации и соответствующие им виды графических схем. Делается это просто и быстро, посредством разработки с помощью инструментальных средств Microsoft Visio новых наборов графических элементов. Система Бизнес-инженер обладает уникальной возможностью конвертации графических диаграмм различных методологий и нотаций процессного описания, а также других диаграмм из одного вида в другой.

Также возможна конвертация и импорт графических схем, разработанных с помощью распространенных средств бизнес-моделирования Microsoft Visio, Business Studio и ARIS. Бизнес-инженер предоставляет пользователям возможность самостоятельно разрабатывать новую функциональность с помощью сценариев скриптов. Это позволяет быстро кастомизировать функциональность системы под индивидуальные потребности, разрабатывать новые формулы и расчетные модели. В качестве индивидуальных доработок возможна реализация импорта из программ, которые поддерживают вывод данных в текстовый формат или являются серверами OLE Automation.

Бизнес-инженер является сервером OLE Automation, что позволяет интегрировать систему с различными внешними приложениями по обмену данными. В частности Бизнес-инженер позволяет импортировать из корпоративных систем фактические данные по ключевым показателям, штатное расписание компании, синхронизируя справочники подразделений, должностей и сотрудников, а также данные, необходимые для расчета стоимости процессов и др.

За выполнение каждой функции, из которых состоит бизнес-процесс, должен отвечать какой-либо исполнитель. В качестве наглядной формы распределения ответственности за функции бизнес-процесса можно использовать матрицу ответственности. Если рассмотреть бизнес-процесс с точки зрения распределения ответственности за функции процесса, то для подразделения из трех исполнителей и начальника — владельца бизнес-процесса, можно построить матрицу следующего вида табл.

То есть за каждую функцию может отвечать только один сотрудник. В столбце владельца не должно быть пустых клеток. То есть руководитель или отвечает за функцию, или участвует в ее выполнении, или получает информацию о результате.

После заполнения такой матрицы ответственности достаточно просто перенести ответственность за выполнение функций бизнес-процесса в соответствующие инструкции исполнителей и руководителей.

Поскольку владелец бизнес-процесса является таким же сотрудником в ходе выполнения процесса, как и все остальные, то целесообразно ввести в документацию, регламентирующую его деятельность, инструкции о выполнении им его функций.

Способ и форму регламентирования деятельности владельца можно выбрать любую, но есть опробованный на практике прием. Поскольку все эти работы обычно привязаны к времени или периоду, то можно оформить их как приложение к должностной инструкции руководителя в виде регламента работ, выполняемых по графику.

Соответственно в инструкции для исполнителей должны быть внесены:. Типовые ошибки, которые совершают руководители при распределении ответственности между подчиненными, переносятся в матрицу ответственности и она приобретает следующий вид табл. Руководитель владелец бизнес-процесса , утверждая такую матрицу вместо ответственного за выполнение работы, назначает одновременно ответственного исполнителя и исполнителя.

Попытки руководителей управлять бизнес-процессами не своего уровня приводят к тому, что менеджеры среднего звена становятся рядовыми исполнителями. От них ничего не зависит, так как вышестоящий босс уже все решил и назначил всех исполнителей своих решений.

Менеджеры в этом случае даже теряют право называться менеджерами, так как они ничем и никем не управляют. Руководитель владелец бизнес-процесса указал в матрице ответственности, что к функциям 2 и 3 он не имеет никакого отношения. Он не отвечает за эти функции и не участвует в их выполнении, не получает о них никакой информации.

Разработка матриц распределения ответственности за процессы в программном продукте Бизнес-инженер. Анализ матрицы распределения. В качестве наглядной формы распределения ответственности за функции процесса можно использовать матрицу ответственности. Если рассмотреть. Матрица ответственности процесса. «у» - участие, «р» - руководство, «к» - контроль. 3.Бизнес-процесс: «Учёт командировочных расходов».

Найдено :

Случайные запросы