Как оптимизировать документооборот | Советы от «Импелтех»

Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота СЭД начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:.

Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений.

Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации:. Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на рынке систем электронного документооборота СЭД , как специализированное программное решение.

При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации одного элемента, пусть и важного.

Прагматичный и компетентный подход предполагает более масштабный подходят к вопросу оптимизации и внедрение системы управления бизнес-процессами BPMS , которая помимо хранения и поиска документов в информационной системе и автоматизации документооборота позволит автоматизировать бизнес-процессы, в которых документ не является основой процесса.

Гибкое решение для электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет создать единую систему для управления бизнес-процессами и документами, включая связанные дискуссии и задачи. Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе Comindware Business Application Platform , специалист по партнёрским отношениям. Основные бизнес-проблемы документооборота Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом — достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации.

Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются: Бизнес-процессы документооборота Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота СЭД начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе: Преимущества автоматизированного документооборота Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений.

Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации: Это вообще можно сделать или после создания приказа нужно запускать отдельный процесс с утверждением и ознакомлением? И можно ли настроить автоматические связи заявление - приказ по факту формирования приказа?

Его надо настраивать в комплексном процессе с двумя предметами "Заявление на отпуск" и "Приказ на отпуск". Чтобы в шаге процесса был виден тот или иной предмет надо у предмета указать видимость этого предмета на конкретном шаге. Владимир, спасибо за оперативный ответ! Вот что я пытался сделать Сотрудник пишет заявление 2. Отдел кадров формирует приказ об отпуске 4. Директор утверждает приказ 5. Сотрудник ознакамливается с приказом. На 3 ем шаге добавил заполняемый предмет - приказ об отпуске.

Отдел кадров его формирует. На 4-ом шаге так же добавлено заполняемый предмет - приказ об отпуске. И директор не видит созданного ОК приказа. Предлагает заполнить или связать Заполняемый предмет можно добавлять только на одном шаге.

Вы заполняемый предмет добавляете внутри шага, или целиком на комплексном процессе? Посмотрите у комплексного процесса, сколько там всего предметов? Все оказалось куда проще - я не дал права на папку документов.

Подскажите пожалуйста можно ли отразить в шаблоне процессов сценарий получения подписанного договора. То есть мы создали договор, согласовали, секретарь отправил клиенту, а вот дальше не знаю как отразить получение подписанного договора. Но там действия, которые меня не совсем устраивают рассмотрение, ознакомление, списание в дело. В чем может быть проблема? Насколько я помню в версии 2. Скажите пожалуйста, можно ли отказаться от уведомления автора процесса о завершении положительного результата согласования, утверждения, исполнения согласующим лицом, то есть от таких задач как "Ознакомиться с результатом согласования","Проверить исполнение"?

У согласования и утверждения в 2. Документооборот отказаться от положительного результата ознакомления нельзя. Для исполнения в 1С ДО 2.

Добрый день, подскажите пожалуйста, как реализовать следующее: Есть комплексный процесс, который состоит из Согласования, Регистрации и Исполнения. Необходимо, чтоб исполнителя для процесса Исполнение, указывал пользователь, который выполняет процесс Регистрация. Заявка от пользователей согласовывается с определенными службами, после чего руководитель через секретаря направляет ее определенному сотруднику.

Используйте поле Ответственный и заполняйте это поле в карточке на этапе Регистрация. А в шаблоне комплексного процесса у Исполнения выберите Автоподстановку "Ответственный за документ". Спасибо, Владимир, все получилось. Только образовался новый нюанс: Подскажите, можно ли "принудительно заставить" секретаря указывать ответственного?

Можно у вида документа включить настройку "Обязательно указывать ответственного". Но в этом случае автор документа должен будет указывать ответственного сразу при заполнении документа, а секретарь потом может его изменить, если исполнитель должен быть другим. Подскажите пожалуйста еще один момент: Можно ли какими-то стандартными средствами заставить пользователей заполнять поле комментарий при выполнении задач, например в процессе согласование, чтоб нельзя было оставить поле пустым?

Поле комментарий СЭД 1С: Документооборот попросит обязательно заполнить, если нажать визу "Не согласовано". А вот если нажать "Согласовано", то поле комментарий заполнять не обязательно.

Однако в версии 2. Вы можете настроить в любой задаче проверку, без которой пользователей не сможет ее завершить, если не выполнились условия. В качестве условия Вы можете поставить проверку на заполненность поля Комментарий.

Владимир, спасибо, мы так уже пробовали, но в таком случае подзадача ознакомиться с согласованием не завершается, жалуясь на это правило. Может мы что-то не так сделали?

Так как задача ознакомления с согласованием создается автоматически, не смог найти где она настраивается. Не подскажите, в чем может быть дело? Условие проверки выполнения задачи стоит задавать только к точке действия Согласовать, а для ознакомления с результатом согласования - не надо делать проверку выполнения. Для этого в условии добавьте еще одну проверку Точка маршрута Не равно Ознакомиться с результатом согласования.

Возможно ли создание такого компл. И в зависимости от значения этого доп. Например, галка "Согласовать у Иванова". Если ее проставили не при старте процесса, а уже по ходу - необходимо, чтобы пришла задача к этому Иванову. Этот комментарий был удален автором. Используйте условия маршрутизации процессов. В 1с документообороте в условиях маршрутизации можно накладывать условия на доп. Подскажите пожалуйста, как настроить автоматический запуск процесса при изменении определенного дополнительного реквизита документа?

Сделать свое событие "Изменение Доп. И сделать свой обработчик по запуску процесса по данному событию. Может, подскажете где может быть ошибка. У док 1 есть дополнительный реквизит - булево.

Настроил процесс по трем веткам: Для каждой ветки в комплексном процессе поставил процесс, который стартует со старта процесса и список согласовантов. Настроил все условия маршрутизации и создаю примеры. Для первой и второй ветки все сработало.

Для третьей ветки - не сработало. Не найдено ни одного действия, подходящего для старта. Необходимо проверить условия и порядок выполнения действий и повторить попытку. Дело в том, что доп. Если пользователь снял галочку или не поставил, то записи в табличной части не будет. Дело действительно оказалось в этой особенности реквизита с типом Булево.

Я решил это поставив - "НЕ заполнено". И дальше все пошло. В договоре подряда должен быть порядок оплаты клиентом с указанием даты и суммы платежа. Нужно, чтобы при наступлении даты очередного платежа, формировались уведомления сотруднику ответственному за договор.

Как правильно организовать этот процесс где вносить данные порядка оплаты и какой механизм использовать для отслеживания? В 1С Документообороте есть механизм отложенного старта. По каждому платежу Вы можете запустить процесс Ознакомление ответственного сотруднику по договору, чтобы ему пришло уведомление тогда, когда у Вас запланирован платеж по графику платежей. График платежей внести в документ не получится?

Как вариант, можно попробовать использовать доп. Этапы обработки мне наверно не подходят насколько я понял, их можно редактировать только в виде документа, а у меня их произвольное количество. Либо строкой сделать, либо разбить на два доп. ДатаОплаты9 СуммаОплаты9 И сделать условия видимости при заполненности предыдущего поля.

Проверяли в документооборот 2. Как правильно настроить проверку на заполненный комментарий? Владимир, я разбиваю этап согласования на несколько этапов,соответственно в маршруте комплексного процесса есть несколько действий с видом Согласование. В списке документов виден статус На согласовании или Согласован, но не видно, какой из этих этапов проходит документ. Это можно увидеть только провалившись в сам документ и его процессы. Но можно ли как то обозначить эти этапы согласования и вывести в журнал эту информацию?

Когда документ проходит эти этапы, его состояния меняются На согласовании, Согласован, потом снова На согласовании, снова Согласован и так далее. Можно ли как то отличить эти состояния Согласован на этапе, Согласован на 2 этапе и так далее.

Чтобы это можно было увидеть по журналу документов? Отличить по состоянию документа нельзя. Можно только отключить изменения состояния согласования у документа на всех шагах, кроме последнего, если роль предмета на этом шаге установить вспомогательный. Комплексный процесс - Согласование счета на оплату. Сначала согласовывается оплата с ген диром, а потом отправляется на оплату в бухгалтерию. И Бухгалтерия постоянно задает вопрос инициатору - а счет согласован ген.

Можно ли результат согласования выводить в Задачу исполнение для бухгалтерии? Прямо в процессе исполнения внутри комплексного процесса напишите: Спасибо за оперативный ответ! Да, ведь как я надеюсь у Вас следующий шаг Исполнение запускается только после положительного согласования!

Документооборот 8 КОРП, редакция 2. При создании процесса "Исполнение",заполняем все поля, указываем срок выполнения задачи, срок проверки, пытаемся стартовать процесс, выдает служебное сообщение" Поле "Удалить срок исполнения" не заполнено"! Подскажите, пожалуйста, где оно может быть? Заранее спасибо за ответ. Подскажите, пожалуйста, при отправлении комплексного процесса согласования документа согласующему приходит сразу 3 одновременно задачи вместо одной.

Почему такое может быть? Получается как бы дублируется уведомление о необходимости согласовать документ.

Знайдело.ру. Бизнес с нуля. Бизнес идеи. Бизнес планы.  Организация делопроизводства и документооборота в организации. Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг. Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение.  Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. В 1С:Документооборот обработка документов происходит через механизм бизнес-процессов. Поэтому крайне важно разобраться с термином процесс и как работают бизнес-процессы на платформе 1С:Предприятие. Работа и настройки бизнес-процессов в 1С:Документооборот подробно рассмотрены в видео-курсе, заказать который можно по ссылке 8439.ru  Процессы регламентируют процедуру обработки документов, заключенную в организации определенной последовательности действий над документами, автоматизации назначения ответственных за определенный этап сотрудников, контроль за выполнением работ, согласование и принятие решений. Оптимизация документооборота – основа оптимизации бизнес-процессов компании. Говоря об оптимизации бизнес-процессов любой компании, независимо от ее размеров, выпускаемой продукции/услуг или формы собственности, невозможно обойти стороной вопрос управления документами. Ведь документооборот – это кровеносная система организации: любая деятельность находит отражение в документах, будь то управление, финансы или производство. Часто только оптимизация документооборота позволяет существенно улучшить качество процессов.

Автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД)

Но прогнозы также указывают на то, что и общий объем информации существенно вырастет за тот же период. Несмотря на снижение доли бумажных документов, их реальный объем удвоится. Исследования, проведенные ассоциацией полиграфической промышленности Xplor International в году, показали, что цифровой документ глубоко проник в корпоративный документооборот.

Преимущества электронных документов очевидны. К ним можно отнести и минимальные временные и финансовые затраты на передачу документа, меньшие расходы на обеспечение его хранения, упрощенный механизм защиты, богатые возможности поиска и индексирования и т. На многих предприятиях технология использования электронных документов обычно подразумевает их хранение в разделяемых каталогах на файл-сервере. Бывали случаи, когда на предприятии сотрудники, обладающие достаточными техническими навыками, сами для личного использования создавали элементарные программы, скажем, на MS Access.

Естественно, век подобных кустарных решений был недолог и сейчас повсеместно внедряются специализированные системы электронного документооборота Electronic Document Management System, EDMS , которые способны справиться со стремительно растущим объемом документов. Основной функцией системы управления электронным документооборотом является организация движения документов между сотрудниками в соответствии с принятыми на предприятии схемами бизнес-процессов.

Типичные свойства современных EDM-систем таковы:. Отечественные EDM-системы ориентированы, прежде всего, на реализацию функций, соответствующих сложившимся еще в петровские времена принципам делопроизводства. В рекламных проспектах обычно декларируются такие функциональные возможности, как создание регистрационной карточки документа, контроль исполнения документа, работа с версиями документа, поиск документа по разнообразным поисковым реквизитам, создание печатных отчетов, поддержка архива документов и пр.

Этого достаточно для успешного решения комплексных задач, связанных с обработкой документов. Прежде всего необходимо найти ответ на простой вопрос: Затем возникает проблема организации служб управления растущим потоком документов рис. И наконец, при обнаружении, например, существенных задержек в передаче информации поднимается вопрос о сервисе управления движением документов внутри предприятия.

Сервис управления движением, или маршрутизация движения документов подразумевает всеобъемлющую автоматизированную поддержку жизненного цикла документа в рамках системы в соответствии с заранее определенными схемами. Они содержат описание бизнес-процесса, используемых в нем ресурсов и правил его выполнения. Основой идеи маршрутизации документов является технология Workflow. Многие аналитики рассматривают технологию Workflow как важнейшую и наиболее перспективную составляющую системы управления бизнес-процессами предприятия.

Внедрение Workflow-системы часто связывают с реорганизацией бизнес-процессов предприятия. Но вместе с тем с помощью менеджмента потоков работ можно автоматизировать уже существующие бизнес-процессы.

Workflow-система будет бесполезна там, где должным образом не сформированы информационные потоки и нет устоявшихся бизнес-процессов. На предприятии, где планируется автоматизировать управление бизнес-процессами с помощью технологии Workflow, необходимо как минимум наличие упорядоченной организационной структуры и отработанной схемы документооборота.

Это должно быть решено, если предприятие желает сертифицироваться на соответствие ISO Стимулом для проведения столь сложных мероприятий по усовершенствованию организационной структуры, системы и технологии управления, становятся требования западных организаций, которые иногда не пускают к себе на рынки, не сертифицированные по ISO предприятия.

Для российских экспортеров это тем более актуально. Внедрение технологии Workflow позволяет использовать функциональность предлагаемых сервисов для качественной реорганизации бизнес-процессов, ежедневно протекающих в рамках системы делопроизводства.

Вопросами технологии Workflow занимается международная организация Workflow Management Coalition WfMC , которая была создана в году и сейчас объединяет около членов - от разработчиков программного обеспечения до консалтинговых фирм и учебных заведений. Стандарт WfMC, определяет основную задачу системы Workflow так: Жизненный цикл бизнес-процесса может составлять считанные минуты и несколько месяцев, в зависимости от сложности и продолжительности каждой из его частей.

Системы Workflow также могут быть ориентированы на разнообразные категории бизнес-процессов, разные среды, масштабы использования и реализованы с помощью различных средств. Существует модель, разработанная WfMC, в которой описываются общие принципы построения систем Workflow, в частности интерфейсы, необходимые для взаимодействия систем, созданных различными разработчиками.

Технология Workflow не является совершенно новой, так как все информационные технологии, ее составные части, уже достаточно исследованы и используются. Принципиальное отличие кроется именно в интеграции таких информационных технологий, как моделирование бизнес-процессов, систем групповой работы, CASE-технологии, технологий управления проектами и т. Итак, средства проектирования Workflow-моделей представляют собой функции создания формализованного описания бизнес-процесса в целом, правил выполнения каждого этапа и связей между ними.

Средства управления работой Workflow-процессов связывают компьютеризованную модель бизнес-процесса и его представление в реальном мире, состоящее из сообщений электронной почты, операций пользователей, файлов, данных от прикладных программ и прочих информационных объектов.

Любому предприятию приходится сталкиваться с разнообразием бизнес-процессов: Одной из главных проблем является то, что особенности выполнения некоторых этапов бизнес-процесса не могут быть предусмотрены и, следовательно, распланированы заранее. Рассматривая, как данный принцип реализуется на практике, можно отметить, что документы, включаемые в корпоративный документопоток, исходя из их содержания и предназначения для кого, с какой целью разрабатывался документ , создаются на определенном уровне, в зависимости от функций и полномочий создавшего их органа или должностного лица.

Таким образом, прослеживается прямая связь между организационной структурой, зоной ответственности руководителей, построением бизнес-процессов и организацией документопотоков.

Для наглядного примера приведем схему уровней создания распорядительных документов холдинговой компании рис. Приказы директора управляющей компании могут содержать поручения для юридических дочерних обществ холдинга, регулировать деятельность функциональных направлений. Руководителям финансовых подразделений предприятий холдинга в срок до Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на директора Финансового департамента Управляющей компании.

Таким образом, схема движения распорядительного документа управляющей компании холдинга будет выглядеть примерно так рис. Из чего следует, что схема движения отчетных документов, созданных на уровне юридических лиц холдинга в соответствии с полученными поручениями, будет противоположной представленной выше схеме. Это яркий пример организации одного из документопотоков холдинга.

В холдингах есть и другие документопотоки, существующие в рамках реализации бизнес-процессов, в которых задействованы подразделения различных дочерних обществ, т. Важным моментом выполнения бизнес-процессов в холдинге является их подконтрольность головной компании холдинга.

Получается, можно говорить, что отличительной чертой организации документопотоков холдингов является движение документов в соответствии с существующими бизнес-процессами холдинга и в зависимости от сформированной матричной структуры. Именно поэтому при постановке задачи по выбору системы электронного документооборота для автоматизации процессов обработки документов холдинга необходимо понимать, что система должна позволять не только создавать, согласовывать, хранить документы, осуществлять контроль над их исполнением, но и обмениваться документами на корпоративном уровне: Если организационная структура холдинга приведена к единому стандарту, процессы написаны и выполняются оптимально, наступает следующий этап большого проекта - выбор СЭД.

На различных конференциях и форумах вы наверняка слышали,что почти все СЭД позиционируются их разработчиками как системы корпоративного уровня, т. Так ли это на самом деле? Прежде чем выбирать СЭД для холдинга, необходимо четко определиться с программной платформой, на которой должна быть реализована СЭД,с областью автоматизации какие бизнес-процессы планируется автоматизировать в первую очередь и в дальнейшем. Программную платформу стоит выбирать исходя из того, на каких информационных системах в холдинге реализовано ведение кадрового учета и бухгалтерии, базируется почтовая система, т.

Если для бухгалтерского учета и управления кадрами используются решения, разработанные на единой платформе, это может облегчить задачу выбора СЭД, но вместе с тем ставит еще одну более серьезную задачу: Такое решение может приниматься исключительно коллегиально с привлечением профильных специалистов каждой области, где используются информационные системы, а также с обязательным комплексным анализом со стороны ИТ-специалистов, отвечающих за архитектуру баз данных, за их развитие и поддержку.

Именно таким образом принятое решение будет позволять четко строить планы по комплексной автоматизации простых и сложных процессов холдинга не только на ближайший год, но и на среднесрочную перспективу, в совокупности оценивать все положительные и слабые стороны любого выбираемого решения. Не менее важной по значимости при выборе СЭД считается возможность программного продукта поддерживать сложную структуру холдинга, так как это является основой построения всех процессов обработки документов,настроек доступов.

Если рассматриваемая в качестве потенциального решения СЭД не позволяет строить многоуровневую структуру в линейном, в функциональном разрезе, то это значит, что она априори не подходит для автоматизации документооборота холдинга.

Есть еще один немаловажный аспект, на который также стоит обратить внимание при выборе системы для автоматизации документооборота: СЭД корпоративного уровня должна позволять работать с централизованными справочными базами данных, такими как "Справочник контрагентов", "Справочник видов документов" и пр.

Такая возможность позволит унифицировать и стандартизировать ряд процессов холдинга, что в значительной степени будет способствовать повышению управляемости, эффективности контроля за осуществлением процессов. Конечный выбор информационной системы для автоматизации документооборота необходимо проводить на основании детально разработанного технического задания, в котором четко прописаны не только область автоматизации, но и желательные технические характеристики выбираемого решения, требования к интерфейсной части.

Описанный подход к выбору СЭД для холдинговой компании позволит выбрать решение, которое даст холдингу возможность динамично развиваться, эффективно реализовывать все управленческие решения, детально строить стратегические планы. Однако правильно проведенный процесс выбора СЭД еще не означает положительного результата при реализации проекта. Подробнее о том, как проходит внедрение СЭД в холдингах, чем оно принципиально отличается от проектов в обычных компаниях, на что стоит обратить внимание, мы поговорим в следующей публикации.

Из мастер-класса вы узнаете: Чем отличается процессный подход к управлению от функционального, и какие преимущества он дает? Почему не следует вмешиваться в стабильно работающий бизнес-процесс?

Как сформировать процессную структуру компании и соотнести её с организационной структурой? Как выявить "слабое звено" в цепи бизнес-процессов? Как выбрать наиболее подходящие методы улучшения бизнес-процессов? Как вовлечь сотрудников в работу по совершенствованию процессов? Как сделать деятельность по совершенствованию процессов прозрачной и управляемой?

Получить доступ к мастер-классу. Книга "Как внедрить бизнес-процессы". Смотреть бесплатный вебинар "Управлять по-настоящему. Как добиваться достижения целей и выполнения планов". Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" Автоматизация позволяет головной организации холдинга контролировать деятельность дочерних юридических лиц, влиять на выполнение бизнес-процессов, анализировать получаемые данные, производить планирование деятельности каждого из юридических лиц и холдинга в целом на перспективу.

Унификация и оптимизация бизнес-процессов В условиях небольшого документооборота и территориальной сгруппированности компании такой. Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. 1 нояб. г. - Движущая сила любого бизнес-процесса - документ. Документы связывают сотрудников организации между собой, с руководством.

Найдено :

Случайные запросы