Описываем бизнес-процессы организации

Документооборот при оформлении отпуска регламентируется постановлением Госкомстата РФ от Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику ам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

Приводим данные, необходимые для моделирования бизнес-процесса действуем согласно описанной ранее схеме: Владелец — это сотрудник, обладающий ресурсами для осуществления бизнес-процесса в данном случае ресурсы — сотрудники кадровой службы и несущий ответственность за результат бизнес-процесса.

В последовательности действий отсутствует расчет заработной платы, так как статья Трудового Кодекса, согласно которой оформляется отпуск, — Отпуск без сохранения заработной платы. Для более наглядного предоставления информации приведем последовательность шагов и исполнителей в таблице:.

Ресурсы, документы и информация. В данном примере мы не учитываем такие ресурсы, как время исполнителей, материалы и оборудование, так как нам важны документы, оформленные согласно законодательству РФ и стандартам организации см.

Нам надо проанализировать, какие документы принимают участие в процессе. Дополним существующую таблицу информацией:. Дополним существующую таблицу полученной информацией. Фактически мы получили предварительное описание процесса в табличном виде:.

Графическое обозначение элементов взято из пакета MS Visio:. Графическое и табличное отображение процесса подлежат согласованию у экспертов и Владельца процесса. Аналитик бизнес-процессов зачастую не может знать всех тонкостей рассматриваемой предметной области, поэтому рекомендуется всегда согласовывать свои модели с экспертами предметной области и Владельцем процесса. После написания статьи, но до её опубликования, мне довелось пообщаться с хорошим знакомым, я ему изложил тему и суть статьи.

Знакомый задал несколько интересных вопросов, я решил опубликовать нашу беседу, думаю, наша беседа будет интересна читателям:. Но к чему такие сложности? Зачем нужны бизнес-процессы, неужели без них нельзя? Вариабельность означает снижение разброса допустимых вариантов результатов процесса. Причем, в отличие от машинных языков, эти нотации должны были стать одинаково удобными для перевода в машинный код, и для восприятия человека. Причина очевидна — уже тогда военные в США пользовались автоматизацией с использованием удаленных соединений, то есть той самой системой, которая позже стала Интернетом.

И при таком уровне применения информационных систем потребность в нотациях бизнес-процессов была особенно актуальной. Почему я привел в качестве примера IDEF3: А если вы почитаете англоязычное описание IDEF3 перевода на русский я пока не видел , то также сумеете оценить по достоинству глубину его проработки. Очень быстро методология и нотации завоевали огромную популярность в бизнес-среде. Нотации позволили получить инструмент описания взаимодействия людей и цифровых информационных систем.

С их помощью оказалось возможным оптимизировать бизнес, то есть получить более высокую производительность при тех же затратах.

Особенно заинтересовала бизнес возможность оптимизации. Как известно, чтобы что-то улучшить, нужно четко понимать, что вы имеете, и что из этого вы желаете изменить. И графические нотации наглядно показывали обе ситуации — отправная точка и желаемый результат, а также наиболее проблемные области. На основе этих данных выбрать оптимальный путь решения и смоделировать оптимальный вариант модернизации оказалось намного проще, чем без столь удобных инструментов.

Именно тогда появились понятия бизнес-процессов и нотаций бизнес-процессов, два неразрывно связанных понятия. Есть процесс продажи, который станет бизнес-процессом, если его описать при помощи нотации.

Но пока нет определенного незыблемого и однозначного описания ваши продажи — явление, в чем-то, стихийное. А бизнес-процессом они станут только после их описания в рамках нотации и реализации этого описания на практике. Продажи — это самый простой и наглядный пример. Каждый из нас в роли покупателя, а многие, и в роли продавца знакомы с этим процессом. И все мы знаем, что даже один и тот же человек в разных ситуациях для разных товаров, разных покупателей, в разную погоду и вообще, в зависимости от настроения будет продавать несколько по-разному.

Моделирование бизнес-процессов помогает решить сразу две задачи: А потому схематическое изображение работы компании помогает руководителю и владельцу бизнеса намного быстрее понять суть проблемы и оценить предложенные варианты решения. В работе бизнес-консультанта кстати, как и специалиста по внедрению программных продуктов очень важно, чтобы клиент понимал все преимущества решения.

И сочетание изучения истории появления термина с моим личным опытом дает следующее определение: Бизнес-процессы необходимы, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия решения. Представьте себе обычную компанию, состоящую из разных подразделений: Над всем этим стоит один человек — руководитель бизнеса. Он физически не может на экспертном уровне понимать все виды процессов в бизнесе. Именно потому и нанимают различных специалистов. Но ему необходимо эффективно всем этим управлять, а в определенных случаях — модернизировать.

И здесь на помощь приходят бизнес-процессы. При этом определенные виды человеческой деятельности в рамках компании описываются графическими нотациями и представляются в том виде, который помогает руководству понять, как именно происходит работа на каждом из этапов, и что здесь можно улучшить. При этом руководителю компании не обязательно обладать высокой квалификацией специалиста того или иного профиля. Конечно, на этом уровне не обойтись без некоторых информационных потерь. Невозможно описать графической нотацией все нюансы и подробности работы каждого сотрудника.

Но эти информационные потери оказываются несущественными для понимания процессов в общем и принятия решения. Как описывать бизнес-процессы Для того чтобы получить описание реально действующих бизнес-процессов, достаточно просто внимательно изучить последовательность действий каждого сотрудника.

После того, как вся информация собрана, ее нужно перевести в графическую нотацию. Для себя вы можете составлять нотацию как вам удобнее, текстовые варианты описаний также существуют и применяются, например, некоторыми разработчиками программного обеспечения.

Но если вы составляете нотацию, которую будут читать другие люди, не важно, разработчик программы или руководитель компании, выбирайте графику. Причина такого решения проста: А охватить задачу целиком в этом случае — почти не реально.

Собираем участников процесса сотрудников ; Собираем входящую информацию, необходимую и достаточную для запуска процесса; Собираем используемые системы. Это может быть учетная система,CRM, электронная почта, таблицы Excel и т.

Все, что реально используется в работе, необходимо зафиксировать. Определяем ожидаемый результат — что будет в конце процесса. Собираем последовательность действий, которые выполняет человек.

В зависимости от разных входящих данных и промежуточных результатов действия могут быть разными. Правила описания бизнес-процесса Выше я много сказал о творческом подходе, о возможностях включения условий и вариантов действий в описании бизнес-процессов. На самом деле, существуют строгие рамки и правила, которые определяют, можно ли назвать перечень действий описанием бизнес-процесса в графической или текстовой форме или нет: Бизнес-процесс должен четко отвечать на вопрос, стоящий перед ним.

Если мы говорим о процессе продажи определенного товара или услуги, то бизнес-процесс должен полностью описывать действия, необходимые для получения указанного результата, и завершающегося именно таким результатом с определенными допущениями, о которых я говорил выше.

Бизнес-процесс должен сочетать в себе достаточность, то есть описывать все необходимые этапы и действия, при этом быть максимально лаконичным для простоты восприятия. Получается быстрее — прекрасно, требует больше времени и слов — надо подумать, что можно сократить и упростить. Я когда-то лично видел графическое описание бизнес-процесса, выполненное на листе 2 метров длиной и соответствующей шириной. Его даже просто рассмотреть и понять, куда ведет какая стрелка крайне сложно.

А как его пояснять заказчику, я лично не представляю. Помните, что человек воспринимает зрительно определенный объем информации, ограниченный, в том числе, определенным размером листа или экрана это связано с особенностями зрения , а также числом элементов возможности мозга также ограничены. Сложный и перенасыщенный деталями придется изучать не один час просто для того, чтобы понять, что там отображено.

Скорей всего, руководитель компании, который не является экспертом в работе отдельных подразделений, а также ограничен по количеству свободного времени, просто не будет изучать столь сложную конструкцию и не поймет сути даже самых выгодных предложений. Не стоит изобретать собственные обозначения и правила. Используйте нотации, которыми пользуются во всем мире. Я видел в книгах некоторых отечественных авторов попытки создания собственной системы обозначений.

И, честно говоря, так и не понял, зачем они усложняют жизнь и себе, и своим читателям. Здесь как с языком — вы можете придумать свой особый язык, но понимать его никто, кроме вас, не будет. А если он окажется похож на существующие, то может еще и путаница появиться.

Либо вас сочтут безграмотным, так как вы не по правилам известных языков используете пунктуацию, склоняете слова и т. Так и с нотациями — есть уже устоявшиеся, известные людям и, что также немаловажно, интуитивно понятные нотации.

Они потому и стали популярны, что в процессе их создания и доработок постоянно тестировались на простоту, однозначность и удобство. Если вы будете использовать готовые нотации, вас будут понимать, воспринимать, как эксперта, да и сами правила нотаций уберегут вас от логических ошибок. Все участники бизнес-процесса должны быть учтены и прямо указаны.

И делать это необходимо без использования сносок с нумерациями, комментариях в объектах Swimm line специальные сноски и т. Где-то у них названия не помещаются, где-то им кажется, что длинное название в теле бизнес-процесса будет неудобным.

В результате либо приходится искать в сносках, о ком именно идет речь, либо создатели таких бизнес-процессов просто забывают указать кого-то из участников. Самое главное — ваш потребитель, тот, кто будет читать эту нотацию, должен быстро и, в идеале, даже без ваших пояснений понимать описание бизнес-процесс. Все остальное зависит только от вас и потребителя описания бизнес-процесса.

Если вам очень нравится применение различных цветов для стрелок или объектов , я считаю это вполне допустимым. Также можно создавать нотацию не только в предложенных мною инструментах, но в любой удобной для вас среде.

Если нотация соответствует перечисленным выше правилам и понятна вашему потребителю, вы создали именно то, что нужно. И это действительно описание бизнес-процесса, профессиональное и оптимальное для работы. Не нужно придумывать свои нотации. Следующий вариант — представление процесса как потока из объектов. IDEF - принята за стандарт практически повсеместно. Integration Definition for Function Modeling —технология моделирования функционала.

Это совокупность методов моделирования позволяет детализировать БП всех уровней, представляя их как в одном блоке, так и в отдельных схемах. Технологии моделирования используют унифицированный язык моделирования UML. Он позволяет описывать БП непосредственно на языке понятном компьютерным программам, является средством автоматизации. Благодаря им, есть возможность отобразить последовательность операций, участников, используемые ресурсы, отображая состояние на текущий момент времени.

Моделирование БП — это совокупность деятельности, направленной на создание модели организации, подразумевающее описание всех объектов информационных, материальных и т. Составление моделей — это основной метод инжиниринга БП и их реорганизации, позволяющий также использовать методологии непрерывного их улучшения, позволяющий переосмыслить и улучшить эффективность всех видов деятельности в организации или предприятии. Определение целей для описания БП.

Подготовка к моделированию, выбор модели. Так как модель составляется для непосредственно практического использования, то цели такого описания должны согласовываться с будущими перспективами.

Описанию подлежат все бизнес-процессы — основные, вспомогательные поддерживающие , управленческие, развития. Описание функционального содержания БП. Подразумевает описание всех зон ответственности для каждого из подразделений или должности в организации. Описание БП потоков и их структуры. Определяется целями, которое оно преследует. Если необходимо улучшить информационную систему, тогда описываются потоки информации, документооборот и т.

Построение, в зависимости от предпочтений и целей, текстовой, графической модели либо диаграммы. Составление последовательности действий в БП.

Описываем бизнес-процессы организации. Понятие бизнес-процесс, структура процессов и подпроцессов. Под бизнес-процессом (БП) понимают группу видов деятельности организации (мероприятия и задачи), которые направлены на создание определенного продукта или услуги. Проводя анализ, особенно в месте соприкосновения двух или нескольких подразделений занятых в одном бизнес-процессе, можно легко устранить различные издержки и барьеры и построить процессоориентированное предприятие или организацию.  5. Построение, в зависимости от предпочтений и целей, текстовой, графической модели либо диаграммы. 6. Составление последовательности действий в БП. После построения дерева бизнес-процессов каждый бизнес-процесс детализируется далее на работы, из которых он состоит. Этот шаг называют описанием бизнес-процессов. 31/  При построении DFD-схемы бизнес-процесса необходимо использовать правило «7», согласно которому нужно выбрать такой уровень абстрагирования и детализации, при котором схема бизнес-процесса будет состоять в среднем из семи работ. Использование большей детализации и соответственно большего количества работ приведет к сильному усложнению схемы и снижению возможности проведения качественного анализа бизнес-процесса. Критические бизнес-процессы подчиняются правилу: «время — деньги». Та-кие процессы обычно реализуют критические ресурсы. Продукция именно этих процессов особенно важна для потребителей.  Правила построения блок-схем даны в главе 3. 7). Для бизнес-процессов ячейки надо определить показатели. Понятие о по-казателях рассматривалось в главе 4. Назначение показателей в том, чтобы дать возможность ячейке вести мониторинг совершенствования удовлетво-ренности потребителя и своей внутренней эффективности и производи-тельности.

Золотые правила описания бизнес-процессов

Внедрение СМК на предприятии в обязательном порядке требует создания и описания бизнес-процессов. Рассмотрим порядок разработки бизнес-процессов. Для начала необходимо создать рабочую команду проекта из сотрудников компании. Обычно, одной рабочей команды бывает недостаточно. Тогда к ее деятельности привлекают временную группу из подразделений клиентов и поставщиков конкретного бизнес-процесса, которые обеспечивают входы, выходы и ресурсы бизнес-процесса. Чтобы понять, как функционирует система и сохранить накопленный опыт, сначала записывают, как процесс реально функционирует сейчас.

Нужно помнить, что целью описания является выявление связей между предпринимаемыми действиями, а не фиксирование мельчайших подробностей. Поэтому описание бизнес-процессов рекомендуется стандартизовать, используя стандартные формы и карты процесса. Описывать бизнес-процесс рекомендуется методом последовательных приближений. После завершения описания бизнес-процесса рекомендуется провести работу по его улучшению повторить цикл действий до получения приемлемого результата.

Рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса. Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов. Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы. Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец.

Строки — это временные интервалы. Оформленная карта позволяет синхронизировать операции и проследить путь прохождения информации между подразделениями компании. На этапе составления карты бизнес-процесса, от сотрудника, выполняющего эту работу, не требуется компетенции в области описываемых процедур бизнес-процесса.

Он только фиксирует знания исполнителей, что и как они делают. Необходимо получить ответы на вопросы:. При составлении карты бизнес-процесса следует воспользоваться популярной вопросной формулой 5W1H. Коротко, это 5 вопросов W: Если карта получается слишком сложной — это сигнал о том, что в управлении организацией нет должного порядка. В реальных бизнес-процессах часто участвует несколько подразделений предприятия. Для них необходимо распределить роли в процессе. Кроме того, встречаются ветвления и параллельные действия.

Поэтому представление в виде маршрутов очень удобно. Блок-схемы используются для расшифровки логики действий команды. Матрица таблица анализа взаимодействия процессов позволяет выделить самые важные бизнес-процессы, установить их взаимосвязь и оценить степень влияния процессов на функционирование СМК.

Анализ цепочки процессов обнаруживает, что обмен информацией идет между всеми подпроцессами. Цепочка процессов идет из левого верхнего угла в правый нижний. Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес-процесса потребителями, поставщиками и исполнителями. В процессе составления блок-схемы ставятся вопросы:.

Труднее всего описывать деятельность предприятия на стыках бизнес-процессов. Согласие между собственниками процессов иногда получить очень сложно. Сначала составьте описание выходов. Подводные камни, появляющиеся при описании бизнес-процессов компании могут свести эффективность этой работы на нет. Возникновение подводных камней связано с человеческим фактором, так как большинство сотрудников компании не заинтересованы в проведение подобных работ в их организации.

Описание бизнес-процессов дает ответы на вопросы, кто чем занимается в компании и кто за что отвечает. Это делает компанию прозрачной и подконтрольной руководству.

Прозрачность в первую очередь выгодна руководителям организации, при этом она заставляет всех сотрудников работать на цели организации в ущерб их личным интересам. Более того описание бизнес-процессов и повышение прозрачности позволяет выявить излишки финансовых и временных ресурсов, которые "припасли" сотрудники" на крайний случай.

Поэтому основная часть сотрудников не заинтересована в этой работе и при описании деятельности компании постоянно возникают сопротивления, препятствующие получению реальной информации о том, кто чем в компании занимается и кто за что отвечает.

Что бы уменьшить сопротивления незаинтересованных сторон описанию бизнес-процессов нужно использовать "золотые" правила, которые были выведены из практического опыта проведения подобных работ. К работе по описанию бизнес-процессов нужно активно привлекать специалистов, которые участвуют в этом процессе и отвечают за эффективность их выполнения. Во первых, это ускорит работу и повысит качество результатов, так как кроме самих участников процесса никто другой лучше не знает как бизнес-процесс происходит на самом деле.

Во вторых, на основании разработанный описаний в дальнейшем будет проводится оптимизация и проведение изменений бизнес-процессов. Одним из главных правил эффективного проведения изменений является вовлечение на ранних стадиях в эти работы сотрудников участвующих в процессе и чья деятельность будет затронута изменениями. Используйте визуальные подходы описания бизнес-процессов, способствующие повышению эффективности работы в группе. При описании бизнес-процессов нужно оперативно фиксировать и визуализировать полученную информацию.

Работая в группах, можно использовать флипчарт или доску, на которых в процессе работы рабочей группы будет разрабатываться и фиксироваться описание бизнес-процесса. Большой эффективностью обладает подход, связанный с использование мультимедийного проектора при помощи которого изображение схемы бизнес-процесса разрабатываемого с помощью специализированного программного обеспечения выводится на экран в режиме реального времени.

При описании бизнес-процессов нужно использовать тот язык, ту терминологию, которые приняты в организации. В каждой компании есть своя специфика, есть свои устоявшиеся названия бизнес-процессов, функций, документов и отделов. Поэтому рекомендуется использовать устоявшуюся терминологию. Это сделает схемы бизнес-процессов понятными для всех участников процесса, что с экономит много времени при их согласовании, анализе и оптимизации. При описании бизнес-процессов нужно "забыть" про существующую организационную структуру и не использовать ее как средство выделения бизнес-процессов и работ.

Бизнес-процессы строятся на основе стратегии, а организационная структура подстраивается под них, но не наоборот. Именно поэтому организационная структура описывается и накладывается на бизнес-процессы в последний момент. Факт того что, она будет не состыковываться с процессами говорит об ее неоптимальности. Если пренебречь этим правилом и в качестве средства выделения бизнес-процессов и работ использовать действующую оргструктуру, то вероятность того, что разработанные описания бизнес-процессов будут искажены в случае неоптимальной организационной структуры достаточно велика.

Давайте рассмотрим пример одной компании, в которой сотрудники описывали бизнес-процесс "Поставка товара от поставщика". При проведении этих работ встал вопрос, что является границей этого бизнес-процесса. Одна группа специалистов предложила в качестве конечной границы бизнес-процесса "Поставка" рассматривать факт того, что поставленный товар находится в свободной продаже, и сбытовые подразделения могут его продавать.

Специалисты отдела закупок, которые в большей степени участвовали в этом бизнес-процессе пытались "натянуть" этот бизнес-процесс под организационные границы ответственности своего отдела и доказывали, что границей процесса "Поставка" является факт того, что товар закуплен и доставлен к воротам склада. Во втором варианте определения границы бизнес-процесса "Поставка" в качестве средства использовалась действующая организационная структура, что является не правильным, так как на данном этапе ничего не известно о степени ее оптимальности.

Избегайте излишней детализации бизнес-процессов, особенно на схеме "как есть". Одной из проблем возникающих при описании бизнес-процессов является нарушение оптимального уровня детализации, которое приводит к значительному увеличению объема работ.

18 дек. г. - Описание (нотации) бизнес-процессов подчиняются определенным правилам, имеют, как любой язык, собственный «синтаксис» и. Прежде всего, описание бизнес-процессов рассматривается в большинстве случаев И, как правило, если с тем «что улучшить» проблем не возникает (обычно после .. Построение системы процессов в среде Business Studio.‎Переход на новые · ‎Выбор инструментария и · ‎Что может получить. Схема бизнес-процесса – это представление пошаговых процессов. Эти схемы Схема построения бизнес-процесса с помощью графов приоритетов.

Найдено :

Случайные запросы